(17.06.2021)
Die EU-Kommission hat neue EU-Standardvertragsklauseln veröffentlicht. Nach 20 Jahren und nach Inkrafttreten der DSGVO war es dafür höchste Zeit.
Das Thema ist dann für Sie relevant und es besteht dann Handlungsbedarf, wenn Daten in den USA oder anderen Nicht-EU-/EWR-Ländern verarbeitet werden (etwa durch Cloud-/Software-Anbieter, andere Dienstleister oder eventuelle „Mütter oder Schwestern oder Töchter“ Ihres Unternehmens im Ausland).
Was ist überhaupt ein EU-Standardvertrag?
Bevor personenbezogene Daten außerhalb der EU verarbeitet werden dürfen, benötigt man eine eigene Rechtsgrundlage für diesen Auslandstransfer. Dafür gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Die einfachste und bequemste besteht in der Regel darin, einen EU-Standardvertrag abzuschließen. Das ist ein Vertragsmuster der EU-Kommission, das eine Reihe von Schutzmaßnahmen verbindlich regelt und inhaltlich nicht abgeändert werden darf.
Und was ändert sich jetzt?
Der EU-Standardvertrag bekommt einen neuen Text. Er ist besser an die DSGVO und an das EuGH-Urteil „Schrems II“ angepasst. Aus diesem Grund sorgt der Abschluss dieses Vertrags auch für mehr Rechtssicherheit, es reduziert rechtliche Risiken und macht das (Datenschutz-) Leben etwas einfacher.
Bis wann müssen Sie tätig werden?
Es gibt drei Stichtage:
- Ab dem 27.06.2021 darf das neue Vertragsmuster erstmals zum Einsatz kommen (der Countdown läuft also noch 10 Tage).
- Ab dem 27.09.2021 (das ist in drei Monaten) dürfen neue Verträge nur noch auf dem neuen Vertragsmuster basieren.
- Bis zum 27.12.2022 (das ist in 1½ Jahren) müssen alle alten Verträge umgestellt worden sein auf das neuen Vertragsmuster. Die alten Vertragsmuster werden endgültig unwirksam.
Was müssen Sie tun?
Prüfen Sie, ob Sie EU-Standardverträge abgeschlossen haben. Oft laufen sie unter dem Namen „Standard Contractual Clauses“ oder als „Addendum“ als Zusatzvereinbarung zu einem (Haupt-) Vertrag. Falls das der Fall ist:
- Dokumentieren Sie alle Sachverhalte/Verträge, bei denen bisher ein EU-Standardvertrag abgeschlossen wurde (zum Beispiel in foxondo im Modul „Vertragliche Vereinbarungen“) und notieren Sie, dass sie auf den alten Mustern basieren.
- Planen Sie zusammen mit dem Vertragspartner den konkreten Abschluss des neuen EU-Standardvertrags. Das Team von fox-on unterstützt Sie gern dabei. Schwierig könnte das sein bei Dienstleistern mit Massengeschäft, weil diese keine individuellen Vertragsverhandlungen zulassen. Hier müssen Sie eventuell warten, bis diese den Vertrag von sich aus anpassen. Was Sie aber tun und vor allem dokumentieren sollten: Nachfragen, wann die neuen „EU Standard Contractual Clauses“ abgeschlossen werden können (ab Juli), z.B. indem Sie ein Support-Ticket eröffnen oder auf anderem Weg Kontakt zum Vertragspartner aufnehmen.
Zusammenfassung:
Soweit EU-Standardverträge zum Einsatz kommen, müssen diese bis Ende 2022 neu abgeschlossen worden sein. Bei neuen Vertragsbeziehungen sollte am besten gleich das neue Vertragsmuster verwendet werden.
Übrigens: Die neuen Vertragstexte finden Sie auf dieser EU-Seite. Sie sind Kunde von fox-on: Wir haben den Text in ein editierbares Word-Dokument überführt: Melden Sie sich gerne, wenn Sie das verwenden möchten. Wir schicken Ihnen dann die Vorlage, beantworten eventuell aufkommende Fragen und helfen bei der Umstellung.