(12.03.2020)
Datenpannen beim Verschicken von E-Mails passieren (leider) nicht nur allen anderen.
Eine E-Mail ist schnell abgeschickt. Manchmal zu schnell. Wenn man nicht jederzeit höllisch aufpasst, können aus Versehen Informationen an einen falschen Adressaten verschickt werden. Davon können personenbezogene Daten betroffen sein.
Damit Ihnen das nicht passiert und schlimmstenfalls in einer Meldepflicht innerhalb von 72 Stunden bei der Behörde endet, möchten wir Ihnen ein paar Ideen geben, wie sich solche sehr unangenehmen Pannen vermeiden lassen:
- Kontrollieren Sie die Empfänger-Mail-Adresse doppelt, bevor Sie auf „Senden“ klicken. Es hilft, dabei erst den Teil nach dem @-Zeichen zu lesen und danach den Namen davor: Dann überliest man Abweichungen nicht so leicht.
- Wenn Sie über die Funktion „Antworten“ auf Mails reagieren (anstatt selbst eine neue Mail zu erstellen), können Sie sich beim Empfänger nicht vertippen. Wenn Ihnen also z.B. am Telefon jemand sagt, dass Sie ihm etwas mailen sollen, bitten Sie darum, Ihnen eine Mail zu schicken, auf die Sie antworten können.
- Schalten Sie in Ihrem Outlook die Autovervollständigung aus. Oder kontrollieren Sie besonders gründlich, wenn Sie einen vorgeschlagenen Namen übernehmen. Mit dem kleinen x-Zeichen hinter dem Namen können Sie nicht mehr gültige Einträge aus der Liste entfernen (z.B. wenn ein Kommunikations-Partner von Ihnen den Arbeitgeber gewechselt hat).
Wenn Sie E-Mails an viele Empfänger gleichzeitig schicken:
- Vermeiden Sie unnötig viele Empfänger. Je kleiner der Kreis, desto geringer sind die Folgen bei einem eventuellen Fehlversand.
- Fügen Sie bei einem großen Empfängerkreis die Adressaten immer in das Bcc-Feld (Blind Carbon Copy) ein, wenn sie sich untereinander nicht kennen oder nicht wissen sollen, wer diese Mail ebenfalls erhält.
- Newsletter sollten über eine eigens dafür vorgesehene Software verschickt werden (damit können auch Abmeldungen sicher verwaltet werden).
- Bevor Sie eine Mail an eine Gruppe schicken: Kontrollieren Sie den Gruppennamen.
- Reduzieren Sie die Anzahl der E-Mail-Gruppen im Unternehmen auf das nötige Maß. Viel hilft nicht immer viel.
Und bei Datei-Anhängen:
- Öffnen Sie Anhänge noch mal, bevor Sie die Mail abschicken: Es passiert leicht, dass man eine falsche Datei anhängt.
- Prüfen Sie bei Excel-Tabellen, ob es vielleicht mehrere Tabellenblätter gibt oder ob ggf. manche Spalten nur ausgeblendet Dann kann sie der Empfänger nämlich leicht wieder einblenden.
- Dateien mit sensiblen Inhalten sollten vor dem Versand verschlüsselt werden (z.B. mit dem Office-Passwortschutz oder als Zip-Datei mit Passwort). Das Passwort darf nicht in derselben Mail mitgeschickt werden.
Haben Sie eigene oder weitere Tipps, wie ein E-Mail-Fehlversand vermieden werden kann? Dann freuen wir uns sehr über Ihre Nachricht! Die perfekte Lösung hat unseres Wissens leider noch niemand gefunden.
Unsere Empfehlungen finden Sie übrigens auch in unserem Praxisleitfaden zum E-Mailversand, den Sie im Kundenbereich auf unserer Webseite herunterladen können (im Abschnitt „Weitere Themen“).
Zusammenfassung:
Wenn eine E-Mail an einen falschen Empfänger geschickt wird, kann das eine Datenpanne auslösen. Gehen Sie lieber auf Nummer sicher und nehmen sich ein paar Sekunden mehr Zeit.