Warum Dokument-Vorlagen so oft zur Datenpanne werden und was dagegen hilft
Sie kennen das bestimmt: Man braucht schnell einen Urlaubsantrag, öffnet die Vorlage auf dem Firmenlaufwerk, trägt Namen und Zeitraum ein und klickt auf „Speichern“. Aus reiner Gewohnheit. Und schon steht in der Vorlage für alle der eigene Urlaubsantrag.
Beim Urlaubsantrag ist das vielleicht noch halb so wild. Anders sieht es aus, wenn Sie in der Vorlage für Mitarbeitergespräche auf einmal die Beurteilung Ihres Kollegen finden. Oder wenn die Excel-Vorlage für die Reisekostenabrechnung plötzlich Bankverbindung und Privatadresse von jemand anderem enthält. Und solche Fälle sehen wir bei unseren Kunden tatsächlich recht häufig.
Warum ist das eine Datenpanne?
Dokument-Vorlagen liegen meistens in Ordnern, auf die viele oder sogar alle Beschäftigten zugreifen können. Wer die Vorlage als Nächstes öffnet, sieht also die Daten, die jemand anderes dort (versehentlich) gespeichert hat. Unter Umständen sind das Informationen, die man eigentlich nicht kennen dürfte – eine Datenpanne also. Nicht jede muss der Aufsichtsbehörde gemeldet werden, geprüft und dokumentiert werden muss sie aber in jedem Fall. Hinzu kommt, dass so etwas oft erst nach Tagen oder Wochen intern gemeldet wird – und niemand weiß, ob und wer vorher auch schon reingeschaut hat.
Die Lösung: .dotx statt .docx
Wenn Office-Dateien zum Einsatz kommen, ist es leicht: Word hat für Vorlagen ein eigenes Dateiformat, die Word-Vorlage mit der Endung .dotx. Normale Word-Dokumente enden auf .docx.
Öffnet man eine .dotx-Datei, legt Word ein neues Dokument auf Basis der Vorlage an (in der Word-Titelleiste steht dann „Dokument1“). Beim Speichern fragt Word, wo und unter welchem Namen das Dokument abgelegt werden soll. Die Vorlage selbst bleibt, wie sie ist.
- Wenn es gewissermaßen „Ihre eigene Vorlage“ ist, beispielsweise ein Urlaubsantrag und Sie gehören zum HR-Team: weiter unten finden Sie eine Anleitung, wie Sie auf eine .dotx-Datei umstellen können.
- Wenn die Vorlage in einen anderen Verantwortungsbereich gehört, geben Sie dort am besten Bescheid und leiten auch gern diesen Newsletter weiter.
So stellen Sie eine Vorlage um:
- Dokument-Vorlage öffnen und prüfen, ob schon personenbezogene Daten drinstehen. Wenn ja: Daten rauslöschen.
- Über „Datei“ > „Speichern unter“ als Dateityp „Word-Vorlage (*.dotx)“ auswählen. Word speichert dann automatisch im Ordner „Benutzerdefinierte Office-Vorlagen“ ab.
- Dann noch einmal zurück in den vorigen Ordner auf dem Firmenlaufwerk wechseln und die alte .docx-Vorlage löschen, damit niemand mehr damit arbeitet.
Für Excel (.xltx) und PowerPoint (.potx) funktioniert das übrigens genauso.
Zusammenfassung:
Speichern Sie Ihre Dokument-Vorlagen als .dotx-Datei im Vorlagen-Ordner. Damit ist schon viel gewonnen, und weder so unangenehme Dinge wie Abmahnungen noch so schöne Dinge wie Urlaubsanträge geraten in die falschen Hände.
Übrigens: Falls Sie beim Durchsehen Ihrer Vorlagen Daten finden, die da nicht hingehören, denken Sie bitte daran, dass das eine Datenpanne darstellen könnte. Es gelten dann die ganz normalen Regeln zum Umgang mit Datenschutz-Vorfällen in Ihrem Unternehmen.