Man merkt die Ferienzeit auch daran, dass sich die Abwesenheitsnotizen häufen.
Vielleicht richten Sie selbst gerade schon eine ein? Oder bei Ihnen dauert es noch ein Weilchen? Aber die Zeit verfliegt ja schnell.
Wie bei vielen Themen gibt es auch bei Mail-Abwesenheiten datenschutzrechtliche Aspekte:
1. Inhalt der Abwesenheitsnachricht
- Formulieren Sie Ihren Hinweis knapp und neutral. Eine Aussage wie „Ich bin derzeit abwesend bis …“ genügt.
- Der Grund Ihrer Abwesenheit (z.B. Urlaub oder Krankheit) ist ein personenbezogenes Datum. Sie müssen es deshalb nicht nennen (es ist aber auch nicht „verboten“, z.B. einen Urlaub zu erwähnen).
- Geben Sie, wenn möglich, eine Vertretung samt Kontaktdaten an. Sollten Sie verschiedene Vertretungen für unterschiedliche Themen haben (z.B. bei Betriebsräten), machen Sie das bitte kenntlich.
2. Zugriff auf Ihr Postfach
Grundsätzlich gelten hier die konkreten Regelungen in Ihrem Unternehmen.
Allgemein ist aus datenschutzrechtlicher Sicht zu beachten:
- Das persönliche Postfach für Kollegen freizugeben, damit diese sich um eingehende Mails kümmern, sollte möglichst vermieden werden. Ihre Kommunikationspartner setzen möglicherweise auf die Vertraulichkeit der Inhalte.
- Richten Sie stattdessen eine Abwesenheitsnotiz mit klar benannten Vertretungen ein. Erwähnen Sie, dass Sie eingehende E-Mails erst nach Ihrer Rückkehr sichten und bearbeiten (und vergessen Sie dabei bitte nicht das Datum Ihrer Rückkehr).
- Nur in bestimmten, begründeten Ausnahmen ist ein Zugriff des Arbeitgebers auf ein persönliches Postfach zulässig: Diese Fälle sollten transparent geregelt und heimliche Zugriffe generell untersagt sein.
Praxisbeispiel
Eine Musterformulierung für eine kurze Abwesenheitsnotiz könnte zum Beispiel lauten:
Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin ab dem [Datum] wieder erreichbar.
Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet, sondern nach meiner Rückkehr von mir bearbeitet. In der Zwischenzeit können Sie sich mit Ihrem Anliegen wenden an [Frau XY, E-Mail-Adresse, Telefon].