Arbeitgeber darf Eltern-Eigenschaft erheben – bloß wie?
Vielleicht wissen Sie, dass sich der Beitrag für die gesetzliche Pflegeversicherung in Deutschland ab Juli ändert. Je nach Anzahl und Alter von Kindern wird es unterschiedlich hohe Beitragssätze geben. Um diese korrekt berechnen zu können, fragt der Arbeitgeber diese Daten ab.
Was ist datenschutzrechtlich dabei zu beachten?
Zum „Ob“ der Datenerhebung:
- Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, die notwendigen Angaben an die entsprechenden Stellen zu melden, damit der Beitrag für die Pflegeversicherung berechnet werden kann.
- Deshalb ist es zulässig, wenn der Arbeitgeber Angaben zur Anzahl und zum Alter der Kinder erhebt (zum Alter: soweit sie noch unter 25 Jahre sind) bzw. ob Mitarbeitende überhaupt Kinder haben. Beschäftigte müssen diese Frage zwar nicht beantworten, aber dann erhalten sie auch keinen reduzierten Pflegebeitrag.
Zur Art der Datenerhebung:
- Der Arbeitgeber könnte diese Angaben bei Mitarbeitenden formlos erfragen und diese antworten “auf Zuruf”.
- Wenn dem Arbeitgeber das zu riskant erscheint (z.B. weil es dabei zu Übertragungsfehlern kommen könnte), darf er sich Nachweise vorzeigen lassen (z.B. Geburtsurkunde, Kindergeldnachweis) und dokumentieren, dass er diese Dokumente im Original eingesehen hat.
- Kopien beim Arbeitgeber: Das Anfertigen von Kopien ist ein datenschutzrechtlicher Graubereich. Wenn der Arbeitgeber die Kopien nicht sowieso für andere Zwecke benötigt, sollte darauf verzichtet werden. Grund: Diese Dokumente erhalten zusätzliche Daten, die der Arbeitgeber nicht benötigt (es gelten hier die allgemeinen Angaben zum Kopieren von offiziellen Dokumenten). Andersherum gilt: Falls doch Kopien aufbewahrt werden, muss das nachvollziehbar begründet werden.
- Soweit schon Dokumente zu diesem Zweck abgelegt worden sein sollten, dies aber nicht ausreichend begründet werden kann, sollten sie zeitnah vernichtet werden.
Wir hoffen, dass Ihnen diese allgemeinen Informationen weiterhelfen. Melden Sie sich gerne, wenn Sie in diesem Zusammenhang weitere Fragen mit Datenschutz-Bezug haben.