Unter dem Sammelbegriff „Microsoft 365“ können verschiedene Dienste zum Einsatz kommen. Der Zweck des jeweils eingesetzten Dienstes richtet sich nach dessen Funktionen:

• Teams (insbesondere für Videotelefonie) dient der Kommunikation und dem Austausch. Es können Audio-, Video- und Textdaten verarbeitet werden (insbesondere bei der Übermittlung von Bild und Ton, ggf. auch von Textnachrichten) sowie Metadaten über das Online-Meeting (z. B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Teilnehmer, Telefonnummern, Ort). Wir zeichnen unsere Online-Meetings in der Regel nicht auf. Wenn dies ganz ausnahmsweise doch erfolgen sollte (z. B. bei einer Datenschutz-Schulung auf Wunsch unseres Kunden), geben wir vorher einen ausdrücklichen Hinweis an die Teilnehmer. Dann könnten sie die Videokonferenz verlassen oder ihre eigene Bild- und/oder Ton-Übertragung ausschalten.
• Bookings dient der automatisierten Vorbereitung und Verwaltung von Terminen. Dabei werden die Daten, die Sie an uns übermitteln, verarbeitet (Name, E-Mail-Adresse, Datum, Uhrzeit, Thema des geplanten Meetings). Die Nutzung von Bookings erfolgt freiwillig – Sie können sich jederzeit auch auf anderen Wegen zur Termin-Abstimmung bei uns melden.
• Forms ist ein Web-Formular, über das Daten in Umfragen und Abfragen erhoben und verarbeitet werden (zum Beispiel für Kundenumfragen). fox-on teilt im Einzelfall bei der Um- bzw. Abfrage mit, ob die Angaben aus den Forms-Formularen anonym an fox-on übermittelt werden oder ob der Absender identifizierbar ist. Die Nutzung von Forms erfolgt in der Regel freiwillig.
• Office-Software (z.B. Word, Excel, Outlook) dient der Durchführung von Bürotätigkeiten und allgemeiner Verwaltungsarbeiten, um den Geschäftsbetrieb zu ermöglichen.

Alle personenbezogenen Daten werden nur dann verarbeitet, wenn es im Datenschutzrecht dafür eine Rechtsgrundlage gibt:

• Wenn Sie Ansprechperson eines Geschäftspartners von fox-on sind, erfolgt die Datenverarbeitung über Microsoft 365 in der Regel aufgrund unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Diese bestehen in der Erfüllung des Vertrags, den wir mit dem Vertragspartner bzw. Ihrem Auftrag-/Arbeitgeber eingegangen sind oder eingehen wollen. Sie können auch bestehen in der Durchführung von Marketing-Aktivitäten, um Sie und unseren Vertragspartner auf unsere Leistungen aufmerksam zu machen.
• Daten über Beschäftigte von fox-on werden aufgrund unserer berechtigten Interessen verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO), um einen effektiven Arbeitsablauf zu gewährleisten.

Soweit personenbezogene Daten bereitgestellt werden, die nicht unmittelbar für die oben genannten Zwecke erforderlich sind oder soweit eine Nutzung der Microsoft-Dienste ins Ermessen der Nutzer gestellt wird, besteht die Rechtsgrundlage in der Einwilligung der Betroffenen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO).

Es werden diejenigen Daten durch die jeweilige Microsoft-365-Anwendung verarbeitet, die dort sichtbar und wahrnehmbar sind. Darüber hinaus werden auch Metadaten erhoben (insbesondere Datum und Zeitpunkt der Aktivität, IP-Adresse, Angaben zum genutzten Gerät oder zur Software).

In der Regel erhalten wir die Daten direkt von Ihnen. Kontaktdaten können wir in einigen Fällen Ihre aber auch von Ihrem Auftrag- bzw. Arbeitgeber oder Ihren Kollegen erhalten haben.

Kenntnis der personenbezogenen Daten erhält der Betreiber von Microsoft 365. Das ist die Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Microsoft verarbeitet die Daten normalerweise in Rechenzentren innerhalb der EU. Soweit Daten ausnahmsweise zur weiteren Verarbeitung in die USA übermittelt werden, ist die Datenübermittlung rechtlich abgesichert, insbesondere durch den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln zwischen den betreffenden Microsoft-Gesellschaften.

Darüber hinaus könnten IT-Dienstleister von fox-on Kenntnis von den Daten erhalten, die unsere IT-Infrastruktur bereitstellen bzw. warten. Diese haben wir sorgfältig ausgewählt und mit ihnen selbstverständlich die datenschutzrechtlich erforderlichen Verträge geschlossen.

An andere Stellen gibt fox-on die Daten nicht weiter, außer dies ist gesetzlich oder vertraglich erforderlich oder Sie haben eingewilligt.

Die personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, solange sie für die oben genannten Zwecke erforderlich sind.

Weitere Informationen zum Umgang mit den Daten durch Microsoft finden Sie auch in der Datenschutzerklärung von Microsoft (https://www.microsoft.com/de-de/privacy/privacystatement).

Als Betroffener stehen Ihnen die folgenden Rechte zu, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen dafür erfüllt sind:

• Recht auf Auskunft, Art. 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO
• Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO
• Widerspruchsrecht, Art. 21 DSGVO

Sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht (zum Beispiel nach freiwilliger Teilnahme an einer personenbezogenen Umfrage), haben Sie das Recht, diese erteilte Einwilligung zur Verarbeitung der Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Soweit die Datenverarbeitung auf einer Abwägung der berechtigten Interessen beruht, haben Sie das Recht, dieser Datenverarbeitung zu widersprechen. Hierfür müssen berechtigte Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind wir, die fox-on Datenschutz GmbH. Anschrift und Kontaktdaten erhalten Sie auf der Seite des Kontaktformulars [Link].

Unseren eigenen internen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie über die oben genannten Kontaktdaten oder direkt über ds [at]fox-on.com.

Wenn Sie darüber hinaus weitere Fragen dazu haben, wie und zu welchen Zwecken wir Ihre Daten verarbeiten, dann melden Sie sich sehr gern bei uns.

Sie besitzen außerdem das Recht, sich bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Datenverarbeitung zu beschweren. Wir würden uns natürlich freuen, wenn Sie im Zweifelsfall vorher zuerst uns ansprechen.