RECHTLICHES

Datenschutz-Informationen für Microsoft 365

Über Microsoft 365 werden eine Reihe von Diensten bereitgestellt (unter anderem Videogespräche per Teams, Terminanfragen per Bookings oder Web-Formulare per Forms).
Diese Informationen sollen Auskunft geben über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die bei der Nutzung von Microsoft-365-Diensten anfallen, die durch fox-on genutzt werden.

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INHALT

Zwecke und Umfang der Datenverarbeitung

Unter dem Sammelbegriff „Microsoft 365“ können verschiedene Dienste zum Einsatz kommen. Der Zweck des jeweils eingesetzten Dienstes richtet sich nach dessen Funktionen:

Teams (insbesondere für Videotelefonie) dient der Kommunikation und dem Austausch. Es können Audio-, Video- und Textdaten verarbeitet werden (insbesondere bei der Übermittlung von Bild und Ton, ggf. auch von Textnachrichten) sowie Metadaten über das Online-Meeting (z. B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Teilnehmer, Telefonnummern, Ort). Wir zeichnen unsere Online-Meetings in der Regel nicht auf. Wenn dies ganz ausnahmsweise doch erfolgen sollte (z. B. bei einer Datenschutz-Schulung auf Wunsch unseres Kunden), geben wir vorher einen ausdrücklichen Hinweis an die Teilnehmer. Dann könnten sie die Videokonferenz verlassen oder ihre eigene Bild- und/oder Ton-Übertragung ausschalten.
Bookings dient der automatisierten Vorbereitung und Verwaltung von Terminen. Dabei werden die Daten, die Sie an uns übermitteln, verarbeitet (Name, E-Mail-Adresse, Datum, Uhrzeit, Thema des geplanten Meetings). Die Nutzung von Bookings erfolgt freiwillig – Sie können sich jederzeit auch auf anderen Wegen zur Termin-Abstimmung bei uns melden.
Forms ist ein Web-Formular, über das Daten in Umfragen und Abfragen erhoben und verarbeitet werden (zum Beispiel für Kundenumfragen). fox-on teilt im Einzelfall bei der Um- bzw. Abfrage mit, ob die Angaben aus den Forms-Formularen anonym an fox-on übermittelt werden oder ob der Absender identifizierbar ist. Die Nutzung von Forms erfolgt freiwillig.
Office-Software (z.B. Word, Excel, Outlook) dient der Durchführung von Bürotätigkeiten und allgemeiner Verwaltungsarbeiten, um den Geschäftsbetrieb zu ermöglichen.

Rechtsgrundlage

Alle personenbezogenen Daten werden nur dann verarbeitet, wenn es im Datenschutzrecht dafür eine Rechtsgrundlage gibt:

Wenn Sie Ansprechperson eines Geschäftspartners von fox-on sind, erfolgt die Datenverarbeitung über Microsoft 365, weil Sie freiwillig eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO) oder aufgrund unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Diese bestehen in der Erfüllung des Vertrags, den wir mit dem Vertragspartner bzw. Ihrem Auftrag-/Arbeitgeber eingegangen sind oder eingehen wollen. Sie können auch bestehen in der Durchführung von Marketing-Aktivitäten, um Sie und unseren Vertragspartner auf unsere Leistungen aufmerksam zu machen.
Daten über Beschäftigte von fox-on werden aufgrund unserer berechtigten Interessen verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO), um einen effektiven Arbeitsablauf zu gewährleisten.

Soweit personenbezogene Daten bereitgestellt werden, die nicht unmittelbar für die oben genannten Zwecke erforderlich sind oder soweit eine Nutzung der Microsoft-Dienste ins Ermessen der Nutzer gestellt wird, besteht die Rechtsgrundlage in der Einwilligung der Betroffenen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO).

Datenkategorien

Es werden diejenigen Daten durch die jeweilige Microsoft-365-Anwendung verarbeitet, die dort sichtbar und wahrnehmbar sind. Darüber hinaus werden auch Metadaten erhoben (insbesondere Datum und Zeitpunkt der Aktivität, IP-Adresse, Angaben zum genutzten Gerät oder zur Software). Auf letztere hat fox-on jedoch keinen und nur sehr begrenzten Zugriff.

Herkunft der Daten

In der Regel erhalten wir die Daten direkt von Ihnen. Kontaktdaten können wir in einigen Fällen Ihre aber auch von Ihrem Auftrag- bzw. Arbeitgeber oder Ihren Kollegen erhalten haben.

Empfänger der Daten

Kenntnis der personenbezogenen Daten erhält der Betreiber von Microsoft 365. Das ist die Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Microsoft verarbeitet die Daten normalerweise in Rechenzentren innerhalb der EU. Soweit Daten ausnahmsweise zur weiteren Verarbeitung in die USA übermittelt werden, ist die Datenübermittlung rechtlich abgesichert, insbesondere durch den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln zwischen den betreffenden Microsoft-Gesellschaften.

Darüber hinaus könnten IT-Dienstleister von fox-on Kenntnis von den Daten erhalten, die unsere IT-Infrastruktur bereitstellen bzw. warten. Diese haben wir sorgfältig ausgewählt und mit ihnen selbstverständlich die datenschutzrechtlich erforderlichen Verträge geschlossen.

An andere Stellen gibt fox-on die Daten nicht weiter, außer dies ist gesetzlich oder vertraglich erforderlich oder Sie haben eingewilligt.

Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, solange sie für die oben genannten Zwecke erforderlich sind.

Rechte

Als Betroffener stehen Ihnen die folgenden Rechte zu, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen dafür erfüllt sind:

Recht auf Auskunft, Art. 15 DSGVO
Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO
Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO
Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO
Widerspruchsrecht, Art. 21 DSGVO

Soweit die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung basiert, dürfen Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Soweit die Datenverarbeitung auf unseren berechtigten Interessen basiert, können Sie Ihr Widerspruchsrecht mit einer Begründung geltend machen.

Sie besitzen außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Datenverarbeitung zu beschweren. Wir würden uns natürlich freuen, wenn Sie im Zweifelsfall vorher zuerst uns ansprechen.

Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind wir, die fox-on Datenschutz GmbH. Anschrift und Kontaktdaten erhalten Sie auf der Seite des Kontaktformulars.

Unseren eigenen internen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie über die oben genannten Kontaktdaten oder direkt über ds [at]fox-on.com.

Weitere Informationen zum Umgang mit den Daten durch Microsoft finden Sie auch in der Datenschutzerklärung von Microsoft (https://www.microsoft.com/de-de/privacy/privacystatement).

Weitere Aussagen über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten in anderen Zusammenhängen können Sie auf unserer Übersichtsseite „Datenschutz-Informationen“ finden.

Wenn Sie darüber hinaus weitere Fragen dazu haben, wie und zu welchen Zwecken wir Ihre Daten verarbeiten, melden Sie sich gern. Wir sind schließlich ein Datenschutz-Unternehmen und geben selbstverständlich gern Auskunft.