Änderung einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist
Wir hoffen, Sie sind gut im neuen Jahr angekommen und wünschen Ihnen alles Gute.
Gehören Sie auch zu denjenigen, die mit guten Vorsätzen gestartet sind? Wenn dazu auch das „Aufräumen“ zählt und Sie außerdem zufällig in der Buchhaltung tätig sind, können Sie jetzt in die Vollen gehen. Denn der Gesetzgeber hat die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege in Deutschland zum Jahreswechsel verkürzt. Sie müssen nur noch acht statt zehn Jahre aufbewahrt werden (§ 257 HGB und § 147 AO). Darunter fallen z.B. Rechnungen und Quittungen. Unverändert geblieben ist hingegen u.a. die Aufbewahrungspflicht von Handelsbriefen mit 6 Jahren.
Bevor Sie gleich zum Schredder eilen und die Jahrgänge 2014 bis 2016 vernichten, noch ein paar Hinweise zum Datenschutz:
- Frist prüfen:
Definieren Sie (zusammen mit den zuständigen Personen) für Ihr Unternehmen, wie lange Buchungsbelege aufbewahrt werden sollen: die gesetzlich geforderten 8 Jahre oder länger (das müsste stichhaltig begründet werden)? - Datenschutz-Informationen prüfen:
Die konkrete Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten ist ggf. in den Datenschutz-Informationen veröffentlicht. Wenn das bei Ihnen der Fall ist, müssen diese Texte angepasst werden. - Dokumentation aktualisieren (in foxondo bzw. Ihrem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten):
Die aktuellen konkreten Aufbewahrungsfristen müssen intern dokumentiert sein und jetzt aktualisiert werden. In foxondo erfolgt das in den jeweiligen Prozessen in der Frage PG-380 (bzw. in der Personalverwaltung in PHR-250; da gibt es jetzt natürlich auch schon eine Checkbox „8 Jahre“ für Sie 😉).
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus den jeweiligen fachspezifischen Gesetzen. Eine unverbindliche Zusammenfassung von typischen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen finden Sie übrigens in unserem Praxisleitfaden im Kundenbereich (oder auf Nachfrage).
Zusammenfassung:
In Deutschland müssen Buchungsbelege oft nur noch 8 statt 10 Jahre aufbewahrt werden. Die konkrete Dauer muss datenschutzrechtlich dokumentiert werden.