Wählerlisten, Übergabe & Co: Worauf Sie bei den Betriebsratswahlen achten sollten
2026 stehen wieder Betriebsratswahlen an. Dabei werden an vielen Stellen personenbezogene Daten verarbeitet, etwa bei der Wählerliste, der Kommunikation mit Wahlberechtigten oder der Übergabe an den neuen Betriebsrat. Damit alles datenschutzkonform abläuft, sollten Sie auf folgende Punkte besonders achten:
Wählerliste nur berechtigten Personen zugänglich machen
Die Wählerliste enthält personenbezogene Daten von Beschäftigten. Diese dürfen nur von den Personen eingesehen werden, die sie für die Durchführung der Wahl benötigen.
Nur erforderliche Daten erfassen
Für die Erstellung der Wählerliste sind Name, Geburtsdatum sowie gegebenenfalls Abteilung oder Einsatzort erforderlich. Weitere Angaben wie Personalnummer, Telefonnummer oder private Adresse sind dafür nicht erforderlich und dürfen deshalb auch nicht verarbeitet werden.
Daten sicher übergeben
Die Wählerliste wird vom Arbeitgeber an den Wahlvorstand übergeben. Wichtig dabei: Bitte nicht einfach per ungeschützter E-Mail versenden. Nutzen Sie stattdessen einen geschützten Übertragungsweg, zum Beispiel eine passwortgeschützte Datei oder ein internes Laufwerk mit Zugriffsbegrenzung.
Zugriffsrechte klar regeln und begrenzen
Ob digital oder auf Papier, es sollte klar sein, wer wann auf welche Unterlagen zugreifen darf. Diese Regelung gilt sowohl für die Phase vor der Wahl als auch danach.
Nach der Wahl: Zugriffsberechtigungen prüfen
Nach der Wahl ändern sich oft die Zugriffsrechte auf Postfächer, Dateien oder Tools. Stellen Sie sicher, dass nur das Nötigste zugänglich bleibt. Daten, die nicht mehr benötigt werden, sind vor Vergabe neuer Zugriffsrechte zu löschen oder datenschutzgerecht zu archivieren.Verantwortlichkeiten klar zuordnen
Der Wahlvorstand ist verantwortlich für die Verarbeitung der Daten im Rahmen der Wahl. Der Arbeitgeber muss die erforderlichen Daten bereitstellen und dabei für eine datenschutzkonforme Übergabe sorgen. Wichtig: Auch wenn der Wahlvorstand eigenständig arbeitet, kann der Arbeitgeber für Datenschutzverstöße mitverantwortlich gemacht werden. Eine klare Aufgabenverteilung ist deshalb unerlässlich.
Zusammenfassung:
Die Betriebsratswahl bringt auch datenschutzrechtliche Verantwortung mit sich. Wer früh prüft, was wirklich gebraucht wird, Zugriffsrechte klar regelt und die Übergabe gut vorbereitet, ist datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite.
Übrigens: Nach der Wahl sind oft neue Betriebsräte im Amt, und mit dem Mandat geht auch eine eigene Verantwortung im Datenschutz einher. Gern unterstützen wir mit Schulungen speziell zur datenschutzkonformen BR-Arbeit.