Datenschutz schützt nicht einfach nur Daten
Datenschutz schützt Menschen

DS-Doku – Die Datenschutz-Dokumentation für Ihr Unternehmen

DS-Doku ist unsere webbasierte Datenbank-Lösung, mit der Unternehmen und Datenschutzbeauftragte alles rund um das Thema Datenschutz dokumentieren können.

Erst einmal wenig überraschend: Alle gesetzlich geforderten Angaben werden abgefragt (Stichwort: Übersicht über die Verarbeitungstätigkeiten gem. Art. 30 DSGVO) und die zugehörigen Antworten und Belegdokumente werden revisionssicher gespeichert.

Das haben Sie sich sicher schon gedacht, da man solche Features von einer Datenschutz-Dokumentation einfach erwarten kann. Aber wer hätte das vermutet: Wir können noch mehr. Soweit möglich bieten wir nach dem Multiple-Choice-Prinzip die Antworten bereits an: Es ist nämlich einfacher, aus angebotenen Inhalten die passenden auszuwählen, als vor einem leeren Blatt Papier (oder noch schlimmer: einer leeren Excel-Tabelle) zu sitzen.

DS-Doku ist dabei 100% flexibel modular aufgebaut, d.h. je nach Antwort auf eine Frage bekommen Sie unter Umständen andere Folgefragen angezeigt. Mit nicht relevanten Inhalten und Sachverhalten müssen Sie sich nicht aufhalten.

Für Unternehmensgruppen besonders interessant: Bestimmte Verarbeitungstätigkeiten (wie z.B. bei einer zentralen Entgeltabrechnung im Hauptsitz) müssen nur 1x dokumentiert werden: Aus den abhängigen Gesellschaften wird dann einfach dorthin verwiesen.

Komplizierte, verteilte und unterschiedlich beschriftete Exceltabellen gehören somit der Vergangenheit an. Der benötigte Zeitaufwand der verantwortlichen Stellen im Unternehmen und des DSB sinken – das spart Kosten und der Belegschaft viele Nerven. Außerdem macht es mit DS-Doku mehr Spaß, soweit man bei Datenschutz von „Spaß“ reden möchte…

DS-Doku im Überblick
DS-Doku_Aenderungen
Filtermöglichkeiten DS-Doku
Können Belege gleich mit dokumentiert werden?

Wichtige Belege können in DS-Doku direkt hochgeladen werden. Nehmen wir das Beispiel „Sensibilisierung Ihrer Mitarbeiter“: In einer Excel-Liste könnten Sie (nur) angeben, ob und wie Ihre Mitarbeiter datenschutzrechtlich geschult werden. In DS-Doku wählen Sie den Schulungstyp aus (z.B. Präsenzschulung) und können dann die Schulungsfolien und entsprechenden Teilnehmerlisten hochladen. Gute Nachrichten für die Erfüllung Ihrer Rechenschaftspflichten gem. Art. 5 DSGVO, oder?

Wie lassen sich To-Dos schnell erkennen?

Zu jeder Frage gibt es nicht nur einen Inhalt, sondern auch einen Status. Der Status könnte sein, dass eine Frage noch nicht bearbeitet wurde. Oder dass die Antwort aus datenschutzrechtlicher Sicht ok und damit der Status „grün“ ist.

Sie können alle Informationen je nach Anwendungszweck filtern. So nehmen Sie in ein Meeting der Geschäftsführung mit den Abteilungsleitern vielleicht alle Informationen mit, die den Status rot haben und zu den Kollegen aus der IT alle technisch-organisatorischen Maßnahmen, die „in Bearbeitung“ oder „noch nicht beantwortet“ sind.

Können Berichte erstellt werden?

Sie können natürlich jederzeit von einzelnen Verarbeitungstätigkeiten oder der kompletten Datenschutz-Dokumentation ein PDF erstellen, etwa bei Anfragen von Aufsichtsbehörden. Stichwort Aufsichtsbehörden: In der Historie jeder Frage sind natürlich nicht nur alle Textinhalte revisionssicher aufgehoben, sondern auch in der Oberfläche gelöschte hochgeladene Dateien weiterhin aufrufbar.

Ist DS-Doku auch in mehreren Sprachen verfügbar?

DS-Doku kann in deutscher und englischer Sprache genutzt werden. Weitere Sprachen sind auf Anfrage ggf. möglich.

Für wen ist DS-Doku gedacht?

Für unsere Kunden in der datenschutzrechtlichen Betreuung ist die Bereitstellung dieses schönen Tools Teil unserer Leistungen und wird nicht gesondert berechnet.

Ihr DSB ist kein Mitarbeiter von fox-on oder Sie sind selbst Datenschutzberater für mehrere Kunden und Sie suchen ein nützliches, einfach zu handhabendes Tool für die Datenschutz-Dokumentation? Kein Problem.

DS-Doku kann auch von Ihnen eingesetzt werden, denn es ist natürlich mandantenfähig. Sprechen Sie uns doch einfach an: Wir zeigen Ihnen gerne wie es funktioniert und erstellen Ihnen ein Angebot.

Gerne geben wir auf Anfrage auch Informationen zur technischen Umsetzung.

Login