(27.7.2015) In vielen Unternehmen gibt es Chip- bzw. Magnetkarten, mit denen der Zutritt zu Gebäuden, Fluren und Räumlichkeiten geregelt wird. Wenn diese Karten mit einem Foto des jeweiligen Inhabers ausgestattet werden sollen, sind die nachfolgenden Fragen zur Zulässigkeit und zur praktischen Umsetzung zu klären:
Das Foto auf dem Betriebsausweis wird in der Regel der Identifikation des betreffenden Mitarbeiters dienen: Beispielsweise, damit betriebsfremdes Wachpersonal einfach prüfen kann, ob der Nutzer einer Zutrittskarte auch wirklich der Zutrittsberechtigte ist. Hier wird in der Regel das Sicherheitsinteresse des Unternehmens gegenüber der Beeinträchtigung des Mitarbeiters überwiegen: Das Lichtbild auf dem Ausweis dient dabei der Erfüllung des Arbeitsvertrages. Damit ist eine Rechtsgrundlage gegeben und eine gesonderte Einwilligung des Mitarbeiters nicht erforderlich.
Gleichwohl müssen die Mitarbeiter natürlich über die Verwendung des Bildes informiert werden: Dies wird typischerweise im Vorfeld der Anfertigung der Bilder geschehen.
Die Rechtsgrundlage für die Anfertigung und Verwendung von Fotos auf Mitarbeiterausweisen bezieht sich im Rahmen einer engen Zweckbindung nur auf genau diese Verarbeitung: Es ist nicht zulässig, die hierfür erstellten Fotos ohne gesonderte Rechtsgrundlage für weitere Zwecke zu verwenden (z.B. für eine Veröffentlichung in der Hauszeitung oder im Intranet des Unternehmens).
Das Verfahren muss dokumentiert werden, d.h. es muss schriftlich festgehalten werden, dass und zu welchem Zweck die Bilder angefertigt werden, wie lange sie gespeichert werden und wer Zugriff auf sie hat.
Abgesehen von den oben genannten datenschutzrechtlichen Aspekten bei der Gestaltung von Zutrittskarten: Solche Karten sollten möglichst neutral gestaltet werden und keinen Firmennamen oder Logo enthalten – damit bei einem Verlust ein zufälliger Finder außerhalb des Betriebes nicht sofort weiß, zu welchem Unternehmen er sich mit der Karte Zutritt verschaffen kann.