Datenschutz-Informationen für Teilnehmer an Microsoft-Teams-Videogesprächen
Wir freuen uns, mit Ihnen in Kontakt zu treten. Bei der Durchführung von Videokonferenzen werden Daten über die Teilnehmer verarbeitet. Darüber wollen wir Sie hier aufklären:
Zwecke der Datenverarbeitung
fox-on verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten, um mithilfe der Software „Microsoft Teams“ Videokonferenzen und Online-Meetings zu organisieren und durchzuführen. Teams ist ein Dienst von Microsoft.
(Hinweis: Informationen über weitere Datenverarbeitungen über Sie als Geschäftspartner oder als Ansprechpartner finden Sie hier.)
Umfang und Rechtsgrundlagen
Für die Planung von Videokonferenzen verarbeiten wir insbesondere Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Namen. Diese Daten haben wir von Ihnen selbst oder ggf. von Ihrem Arbeitgeber oder Auftraggeber erhalten.
Für die Durchführung von Videokonferenzen werden darüber hinaus Audio-, Video- und Textdaten verarbeitet (insbesondere zur Übermittlung von Bild und Ton, ggf. auch von Textnachrichten) sowie Metadaten über das Treffen (z. B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Teilnehmer, Telefonnummern, Ort).
Diese Datenverarbeitung ist erforderlich, damit wir den Vertrag mit Ihrem Arbeitgeber bzw. Auftraggeber abschließen bzw. durchführen können. In anderen Fällen ist dies erforderlich, um Ihnen unsere Dienstleistungen präsentieren zu können (dies liegt in unserem berechtigten Interesse im Sinn des Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO).
Ihr Bild wird verarbeitet, wenn Sie Ihre Kamera einschalten. Ob Sie dies tun, liegt selbstverständlich in Ihrer freien Entscheidung (auch wenn wir gerne sehen, mit wem wir sprechen und meist auch unser eigenes Bild übertragen).
Wir zeichnen unsere Online-Meetings nicht auf. Wenn dies ganz ausnahmsweise doch erfolgen sollte (z. B. bei einer Datenschutz-Schulung auf Wunsch unseres Kunden, um die Aufzeichnung später weiteren Kollegen zur Verfügung stellen zu können), geben wir vorher einem ausdrücklichen Hinweis: Sie hätten dann die Gelegenheit, die Videokonferenz zu verlassen oder ihre eigene Bild- und/oder Ton-Übertragung auszuschalten.
Empfänger
Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Videokonferenzen werden normalerweise nicht an Dritte weitergegeben. Eine Ausnahme besteht, wenn die Daten gerade zur Weitergabe bestimmt sind, was je nach Inhalt der Videokonferenz der Fall sein kann.
Darüber hinaus erhält auch der Betreiber Microsoft Kenntnis von den Daten, soweit dies im Rahmen der Auftragsverarbeitung mit Microsoft vorgesehen ist. Die Datenverarbeitung findet auf Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union statt. Soweit Microsoft in Ausnahmen personenbezogene Daten zur weiteren Verarbeitung in die USA übermittelt, haben die Microsoft-Unternehmen nach eigener Aussage EU-Standardverträge abgeschlossen, um die Daten zu schützen.
Speicherdauer
Die personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, solange sie für die oben genannten Zwecke erforderlich sind.
Ihre Rechte als Betroffener
Als Betroffener stehen Ihnen die folgenden Rechte zu, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen dafür erfüllt sind:
- Recht auf Auskunft, Art. 15 DSGVO
- Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO
- Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO
- Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO
- Widerspruchsrecht, Art. 21 DSGVO
Sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, diese erteilte Einwilligung zur Verarbeitung der Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.
Soweit die Datenverarbeitung auf einer Abwägung der berechtigten Interessen beruht, haben Sie das Recht, dieser Verarbeitung der Daten zu widersprechen. Hierfür müssen berechtigte Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
Sie besitzen außerdem das Recht, sich bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Datenverarbeitung zu beschweren. Wir würden uns natürlich freuen, wenn Sie im Zweifelsfall vorher zuerst uns ansprechen.
Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind wir, die fox-on Datenschutz GmbH. Anschrift und Kontaktdaten erhalten Sie auf der Seite des Kontaktformulars.
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie über die oben genannten Kontaktdaten oder direkt per E-Mail: ds [at] fox-on.com.
Weitere Informationen
Weitere Aussagen über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten können Sie auf unserer Übersichtsseite „Datenschutz-Informationen“ finden.
Wenn Sie darüber hinaus weitere Fragen dazu haben, wie und zu welchen Zwecken wir Ihre Daten verarbeiten, melden Sie sich gern. Wir sind schließlich ein Datenschutz-Unternehmen und geben selbstverständlich gern Auskunft.