(13.2.2016)
Einen Termin vereinbaren kann länger dauern als der Termin selbst.
“Bei mir passt es nächste Woche Dienstag, aber nur zwischen 13 und 15 Uhr. Da kann aber mein Kollege nicht. Wie wäre es am Donnerstag? Dann aber irgendwann morgens. Sagen wir so um 8?”
Es kann eine echte Herausforderung sein, einen Termin für mehrere beteiligte Personen zu finden. Innerhalb einer Organisation ist das unter Umständen noch vergleichsweise einfach, wenn alle über Outlook die Termine der anderen sehen und eine gemeinsame Lücke finden können. Aber was ist, wenn einige Teilnehmer Externe sind? Dann bleibt nur der Mailmarathon. Wir erleben Telefonkonferenzen, bei denen der Abstimmungsprozess zur Terminfindung deutlich länger dauert, als das fachliche Gespräch.
Eine Möglichkeit bietet hier Doodle.
Der Terminorganisator gibt die Teilnehmer ein und bietet verschiedene Zeitfenster an. Die Teilnehmer erhalten einen Link und finden eine Tabelle, in die sie ihre Verfügbarkeiten eintragen. Man sieht dann auf einen Blick, welche Terminvorschläge komplett grün gekennzeichnet sind.
Soweit sehr schön und praktisch. Aber wie sieht es mit dem Datenschutz aus? Wenn man auf der “fremden” Webseite von Doodle einen Termin einträgt, der z.B. “Gespräch mit Rechtsanwalt wg. fristloser Kündigung von Manfrad Mustermann” heißt?
Die gute Nachricht ist: Man kann Doodle datenschutzkonform einsetzen. Allerdings muss man auf ein paar Punkte achten:
Aus der Terminumfrage dürfen keine weiteren personenbezogenen Daten hervorgehen (z.B. durch einen entsprechenden Umfragetitel oder hinzugefügte Kommentare). “Planung Marketing-Strategien 2016” oder “Abstimmung HR mit Rechtsanwalt” sind in Ordnung.
Der Hinweis auf die Umfrage sollte nicht per Doodle, sondern händisch durch den Terminkoordinator erfolgen (z.B. per E-Mail). Ziel muss sein, dass Doodle so wenig Daten wie möglich erhält.
Die Teilnehmer sollten darauf hingewiesen werden, dass sie auch ohne Registrierung teilnehmen können.
Nach Ende der Terminabstimmung sollte die Umfrage durch den Terminkoordinator gelöscht werden.
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„Doodle“ wird von einem Anbieter in der Schweiz betrieben. Die Schweiz ist als so genannter „sicherer Drittstaat“ anerkannt, so dass die Datenübermittlung ins Ausland (und damit die Nutzung von Doodle) aus datenschutzrechtlicher Sicht möglich ist.
Es gibt verschiedene Nutzungsmöglichkeiten: Von Free (kostenlos) über Private und Business. Die beiden letztgenannten bieten eine durchgehende Verschlüsselung und viele weitere Features. Wir empfehlen den Einsatz einer dieser kostenpflichtigen Varianten und sind der Ansicht, dass einem eine sichere Termin-Findung ruhig ein paar Euro wert sein sollte.
Weitere Details finden Sie unter www.doodle.com.
Ja, es gibt weitere Anbieter, die eine Online-Termin-Findung ermöglichen. Eine kurze Recherche hat zum Beispiel www.terminfinder.net und www.kulibri.com/terminabstimmung.php ergeben. Mit beiden Systemen haben wir keine eigenen Erfahrungen und freuen uns über Ihre Rückmeldung, falls Sie sie schon ausprobiert haben.